Interne Audits nach ISO 9001: Gute Fragen machen Schwachstellen sichtbar

Redaktion BasiQ · Veröffentlicht am 20.10.2026
Dokumentstand: ISO 9001:2026; APG-Orientierung zu internen Audits vom 19.07.2020

Kurz erklärt

Ein internes Audit kann Abläufe verbessern. So planen Sie sinnvolle Stichproben, stellen gute Fragen und verfolgen Ergebnisse nach.

Mit einer konkreten Prüfungsfrage beginnen

„Funktioniert die Übergabe vom Vertrieb an die Leistungserbringung?“ ist ein hilfreicher Ausgangspunkt. Daraus lassen sich Gesprächspartner, Unterlagen und Stichproben ableiten. Eine lange Liste allgemeiner Ja-Nein-Fragen führt dagegen nicht automatisch zu einem belastbaren Bild des Prozesses.

Was die fachliche Orientierung empfiehlt

Die ISO 9001 Auditing Practices Group erläutert die Bedeutung risikobasierter Auditplanung, geeigneter Kompetenz und objektiver Bewertung. Kritische Abläufe, Veränderungen und frühere Ergebnisse helfen bei der Auswahl der Schwerpunkte. Das verwendete Papier von 2020 bezieht sich auf die Ausgabe 2015 und ist eine erläuternde Orientierung, keine zusätzliche verbindliche Normanforderung. Für die Umstellung sind die Anforderungen der Ausgabe 2026 gesondert abzugleichen.

Unser Beispiel: eine Auftragsänderung verfolgen

Wählen Sie einen tatsächlich geänderten Auftrag. Lassen Sie sich zeigen, wie die Änderung einging, wer sie geprüft hat und wie die betroffenen Mitarbeiter informiert wurden. Vergleichen Sie anschließend die vereinbarte Leistung mit ihrer Umsetzung. Diese Stichprobe verbindet Dokumente, Aussagen und beobachtbare Ergebnisse.

Fünf Fragen, die weiterhelfen

Woran erkennen Sie, dass eine Änderung geprüft werden muss?
Wer entscheidet über zusätzliche Anforderungen?
Wie erfährt die ausführende Stelle davon?
Was passiert, wenn die Änderung nicht umsetzbar ist?
An welchem abgeschlossenen Fall können Sie den Ablauf zeigen?

Feststellungen nachvollziehbar formulieren

Trennen Sie das anzuwendende Kriterium, den festgestellten Sachverhalt und den zugehörigen Nachweis. „Kommunikation schlecht“ ist zu unbestimmt. Besser lässt sich bearbeiten, bei welchem Auftrag welche vereinbarte Information fehlte und welche Vorgabe dadurch nicht erfüllt wurde. Vermeiden Sie pauschale Urteile über Personen.

Nach dem Audit beginnt die Verbesserung

Unsere Empfehlung: Vereinbaren Sie für jede notwendige Maßnahme einen Verantwortlichen, einen Termin und die Form der Wirksamkeitsprüfung. Prüfen Sie später einen neuen Fall. Wurde die Information nun rechtzeitig weitergegeben? Wenn der Fehler erneut auftritt, reicht die bisherige Maßnahme möglicherweise nicht aus.

Berichten Sie der Leitung neben einzelnen Abweichungen auch wiederkehrende Muster. Mehrere unklare Übergaben können auf ein gemeinsames Problem im Prozess hinweisen. Dadurch bekommt die Geschäftsführung eine Grundlage für Entscheidungen über Zuständigkeiten, Ressourcen oder Schulungen.