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Welche Unterweisungen sind Pflicht und wie oft müssen sie stattfinden?

Redaktion BasiQ · Veröffentlicht am 20.10.2026
Dokumentstand: Rechts- und Quellenprüfung: 20.10.2026

Die Tätigkeit bestimmt den Inhalt

Die Pflicht zur Unterweisung betrifft nicht nur gefährlich wirkende Arbeitsplätze. Auch Büroarbeit, Bildschirmarbeitsplätze und mobile Arbeit brauchen passende Informationen über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen. Nach § 12 ArbSchG muss die Unterweisung auf Arbeitsplatz und Aufgaben zugeschnitten sein und während der Arbeitszeit erfolgen.

Neue Mitarbeiter sind vor Aufnahme der Tätigkeit zu unterweisen. Änderungen der Aufgaben, neue Arbeitsmittel oder neue Technologien können eine weitere Unterweisung vor dem Einsatz erforderlich machen. Der jährliche Termin ersetzt diese anlassbezogenen Schritte nicht.

Diese Übersicht enthält häufige Fälle, keine abschließende Liste aller Branchenpflichten. Je nach Tätigkeit können beispielsweise Biostoffe, elektrische Gefährdungen, Fahrzeuge oder besondere Schutzausrüstung zusätzliche Inhalte und praktische Übungen erfordern. Die Lebensmittelbelehrung ist keine pauschale Pflicht für jeden Büromitarbeiter.

Belehrung, Einweisung und Ausbildung unterscheiden

Eine Ersthelferfortbildung alle zwei Jahre ist eine andere Qualifikation als die jährliche Information aller Mitarbeiter über die betriebliche Erste Hilfe. Auch die Einweisung in ein bestimmtes Arbeitsmittel ersetzt nicht automatisch sämtliche allgemeinen und speziellen Unterweisungen. Halten Sie deshalb fest, welche konkrete Anforderung mit welchem Termin erfüllt werden soll.

Ein digitales Modul braucht einen betrieblichen Bezug

Digitale Inhalte können helfen. Ob sie im jeweiligen Fall allein genügen, hängt von den Anforderungen ab. Wo eine mündliche Unterweisung oder praktische Übung verlangt wird, muss dies tatsächlich erfüllt werden. Erklären Sie immer auch die örtlichen Arbeitsbedingungen und ermöglichen Sie Rückfragen. Ein allgemeines Video kennt weder den Fluchtweg Ihres Standorts noch den Meldeweg Ihres Kundenobjekts.

Unser Vorschlag für eine Unterweisungsmatrix

Ordnen Sie jeder Tätigkeit die einschlägigen Themen, Zielgruppe, verantwortliche Person, Anlass, Frist und Nachweisform zu. Ergänzen Sie einen Status für fehlende Mitarbeiter und einen Nachholtermin. Prüfen Sie bei neuen Aufträgen und Personalwechseln, ob zusätzliche Themen nötig werden.

Ein sinnvoller Abschluss ist eine kurze praktische Rückfrage: Der Mitarbeiter erklärt, wie er in einer konkreten Situation vorgehen würde. So werden Verständnisprobleme sichtbar, bevor sie zu einem Vorfall führen. Dokumentieren Sie den tatsächlichen Inhalt und nicht nur den Titel „Jahresunterweisung“.

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