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AVGS richtig abrechnen: Anwesenheitsnachweise, digitale Unterschriften und Fristen

Jan Streit · Redaktion BasiQ · Veröffentlicht am 09.11.2026
Dokumentstand: Fachliche Weisungen MAT vom 02.11.2026 · Rechtskreis SGB III

Die Maßnahme ist beendet, die Rechnung erstellt, aber einzelne Bestätigungen fehlen oder der Export der Unterschrift enthält keinen Zeitnachweis. Solche Lücken lassen sich vermeiden, wenn die Abrechnung bereits bei der Teilnehmeraufnahme mitgedacht wird.

Dieser Beitrag behandelt zugelassene AVGS-Maßnahmen bei einem Träger nach der MAT-Weisung für den Rechtskreis SGB III. Vergabemaßnahmen, Bildungsgutscheinangebote und die erfolgsabhängige Vergütung privater Arbeitsvermittlung folgen anderen beziehungsweise zusätzlichen Abrechnungsregeln.

Was mit jeder Rechnung einzureichen ist

V.45.14 Absatz 3 sieht vor, mit jeder Rechnung die zugehörige Anwesenheitsliste einzureichen. Aus ihr muss hervorgehen, wie viele Maßnahmestunden pro Tag oder Termin absolviert wurden. Der Teilnehmer bestätigt jeden Tag beziehungsweise jeden Termin. Eine alleinige Gesamtsumme am Maßnahmeende bildet diese Anforderung nicht vollständig ab. [1]

Unsere Empfehlung für die Organisation: Ordnen Sie Teilnehmer, Maßnahmenummer, Bewilligungszeitraum, Datum, absolvierte Stunden und Bestätigung so zu, dass Verwaltung und zuständige Abrechnungsstelle den Vorgang eindeutig nachvollziehen können. Welche weiteren Angaben erforderlich sind, ergibt sich auch aus den übersandten Bewilligungsunterlagen. Eine getrennte interne Liste sollte nicht zu widersprüchlichen Stundenständen führen.

Digitale Unterschriften brauchen einen nachvollziehbaren Zeitpunkt

Die Weisung akzeptiert digitale Unterschriften, wenn ein digitales Zertifikat oder bei einzelnen unterschriebenen Dokumenten ein Prüfprotokoll beigefügt wird. Erkennbar sein muss, zu welchem Zeitpunkt der Teilnehmer unterschrieben hat. Ersatzweise ist auch ein entsprechender Zeitstempel bei der digitalen Unterschrift vorgesehen. [1, V.45.14 Absatz 3]

Für die Softwareauswahl folgt daraus eine konkrete Prüffrage: Enthält der exportierte Nachweis die erforderlichen Signaturinformationen, oder zeigt nur die Oberfläche des Programms diese Daten an? Testen Sie einen vollständigen Export mit einem fiktiven Vorgang. Ein eingefügtes Unterschriftsbild ohne nachvollziehbaren Unterzeichnungszeitpunkt erfüllt die hier beschriebene Zeitnachweisanforderung nicht.

Das ist eine Prüfung des tatsächlich verwendeten Verfahrens. Eine Werbeaussage des Softwareanbieters allein ersetzt nicht den Blick auf Dokument, Zeitangabe und beigefügten Nachweis.

Durchgeführte Stunden und Fehlzeiten sauber unterscheiden

Nach V.45.14 Absatz 2 werden grundsätzlich Maßnahmestunden erstattet, die mit dem Teilnehmer durchgeführt wurden. Die Weisung bestimmt zugleich, dass Fehlzeiten des Teilnehmers die Kostenerstattung nicht mindern. Diese Aussagen müssen gemeinsam gelesen werden. Eine Fehlzeit bleibt in der Dokumentation eine Fehlzeit und darf nicht als tatsächlich absolvierter Termin bestätigt werden. [1]

Eine ausgefallene Leistung des Trägers ist nicht allein deshalb eine Fehlzeit des Teilnehmers. Auch ausgefallene und später nachgeholte Termine müssen so erfasst werden, dass keine unberechtigte Doppelabrechnung entsteht. Bei Unklarheiten sollte die zuständige Stelle den konkreten Abrechnungsfall vor Rechnungstellung klären.

Die sechsmonatige Ausschlussfrist richtig einplanen

Die Abrechnungsunterlagen sind innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten einzureichen. § 326 SGB III knüpft den Beginn an den Ablauf des Kalendermonats, in dem die Maßnahme beendet wurde. Die MAT-Weisung beschreibt den Fristbeginn als Monatsende, zu dem die Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen und die Leistung vollständig erbracht wurde. Es handelt sich nicht einfach um 180 Tage ab dem letzten Termin. [1, V.45.14 Absatz 3; 2]

Unsere praktische Empfehlung: Tragen Sie den maßgeblichen Abschluss und die daraus ermittelte Frist in eine gemeinsame Vorgangsliste ein. Setzen Sie einen deutlich früheren internen Abgabetermin. Prüfen Sie vor Versand, ob die Unterlagen vollständig sind, und halten Sie die Einreichung nachvollziehbar fest. § 326 Absatz 2 sieht bei verspäteter Gesamtabrechnung eine Erstattung bereits erbrachter Leistungen insoweit vor, wie deren Voraussetzungen nicht nachgewiesen sind. [2]

Kostensatz und Zahlungsanspruch nicht verwechseln

Wird ein höherer Maßnahmekostensatz durch eine Änderungszulassung genehmigt, gilt dieser nach der Weisung nur für neue Eintritte. Laufende Teilnehmer werden nicht automatisch auf den erhöhten Satz umgestellt. Außerdem begründet die unmittelbare Auszahlung an den Träger keinen eigenen Förderanspruch des Trägers. Anspruchsberechtigt bleibt der Teilnehmer. Die Weisung schließt deshalb Factoring dieser Zahlungsansprüche und Rechnungen durch Dritte aus. [1, V.45.14 Absätze 1 und 2]

Die Rechnung ersetzt nicht das Berichtswesen

Fehlzeiten werden nach V.45.07 in der ersten Kalenderwoche des Folgemonats gemeldet; Nichtantritt und Abbruch sind unverzüglich mitzuteilen. Für den teilnahmebezogenen Abschlussbericht nennt V.45.09 fünf Werktage nach Teilnahmeende. Diese Aufgaben sollten in der Verwaltung getrennte Termine erhalten. Die sechsmonatige Abrechnungsfrist verlängert die Berichtsfristen nicht. [1]

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